AI로 처리하는 경비처리 솔루션 — 학습 결과로 본 법인카드 · 세금계산서 · 영수증 · 출장비 전표 자동 처리
경비처리 솔루션의 6개 앱을 AI가 학습했습니다. 전표를 만드는 4개 앱과 전표를 관리하는 1개 앱은 AI가 처음부터 끝까지 처리하고, 승인 · 반려는 사람이 판단합니다. 실제 반복 실행으로 검증한 학습 결과를 숫자로 보여 드립니다.
AI로 처리하는 경비처리 솔루션2분 37초 · 1080p · 자막 · 나레이션 포함
경비처리와 AI — 반복이 많은 일부터
경비처리는 회사에서 가장 자주, 가장 많은 사람이 하는 회계 업무입니다. 법인카드 사용 내역 · 매입세금계산서 · 영수증 · 출장비가 들어올 때마다 계정과 코스트센터를 정하고, 전표를 만들고, 결재를 올립니다. 판단할 것은 적고 입력할 것은 많습니다. 그래서 AI에게 먼저 맡기기 좋은 일입니다.
경비처리 솔루션은 6개 앱이 하나의 흐름으로 이어집니다.
| 단계 | 앱 | 하는 일 |
|---|---|---|
| ① 증빙 · 전표생성 | 법인카드 · 매입세금계산서 · 기타영수증 · 출장정산서 등록 | 증빙을 불러와 계정 · 금액 · 적요를 넣고 전표를 만든다 |
| ② 결재상신 | 전표현황 및 관리 | 만든 전표의 상태를 보고 결재상신 · 상신취소 · 전표취소 |
| ③ 승인 | 출장비정산서 승인 | 올라온 정산서를 검토해 승인 · 반려 |
앞선 글 런치패드 AI 는 앱을 어떻게 학습할까, AI가 SAP 전표를 스스로 처리하는 과정, AI는 언제 업무를 맡을 수 있을까에서 AI가 앱을 배우고 검증받는 원리를 설명했습니다. 이번 글은 그 원리를 경비처리 솔루션 전체에 적용한 결과입니다.
한 줄 요약 — 경비처리 6개 앱 가운데 5개가 'AI 가 처리' 칸으로 옮겨 갔습니다. 전표 생성 · 결재상신 · 취소 · 정산서 삭제를 AI가 배운 절차로 끝까지 처리하고, 승인 · 반려만 사람이 판단합니다.
AI 업무 구분 — 6개 앱 중 5개를 AI가 처리
런치패드의 AI 보기 방식은 앱을 세 칸으로 나눕니다. 배운 절차로 처음부터 끝까지 성공한 기록이 쌓이고 최근 성공률이 90% 이상인 앱만 'AI 가 처리' 칸에 들어갑니다.
앱 카드마다 가장 많이 쓰는 배운 절차와 성공 횟수 · 최근 성공률이 표시됩니다. 출장비정산서 승인은 승인 · 반려를 사람이 판단하는 앱이라 AI는 내용 요약만 돕습니다.
앱별 학습 결과
AI가 앱마다 배운 절차와 실제 실행 기록입니다. 성공 · 실패는 AI의 말이 아니라 앱이 화면에 보여 준 완료 메시지(예: '전표작성하였습니다', '정산서를 삭제하였습니다')로 판정했습니다. 누적 실패에는 절차를 고치기 전의 시행착오가 포함되어 있습니다.
| 앱 | 배운 절차 | 성공 | 실패 | 최근 10회 |
|---|---|---|---|---|
| 법인카드 | 미정산 전표 생성(간편입력) | 15 | 1 | 10 / 10 |
| 매입세금계산서 | 미정산 전표 생성(상세입력) | 13 | 1 | 10 / 10 |
| 기타영수증 | 영수증 전표 생성 → 결재상신까지 | 25 | 5 | 10 / 10 |
| 전표현황 및 관리 | 전표작성완료 전표 결재상신 | 21 | 2 | 8 / 10 |
| 결재상신취소 후 전표취소 | 12 | 3 | 10 / 10 | |
| 전표작성완료 전표취소 | 13 | 0 | 10 / 10 | |
| 출장정산서 등록 | 출장정산서 일비 등록 | 11 | 10 | 9 / 10 |
| 정산서 삭제 | 13 | 1 | 10 / 10 |
출장정산서 일비 등록의 누적 실패 10회는 대부분 학습 초기에 생겼습니다. 지시문에서 '오늘 1일' 같은 기간을 읽지 못하던 문제를 고친 뒤로는 10회 중 9회가 성공했습니다.
어떻게 배웠나 — 시연 한 번, 지시 한 줄
AI가 처음부터 전표 절차를 아는 것은 아닙니다. 담당자가 엑셀 절차서로 한 번 시연하면 AI가 그 순서를 '배운 절차'로 저장합니다. 이때 화면마다 달라지는 값은 지시에서 꺼내도록 규칙으로 바꿉니다.
- 품의번호 — 출장 시작일 yymmdd + 순번 1자리(예: 11월 6일 출장 → 2611061). 고유 값이라 이미 쓴 번호는 순번을 올립니다.
- 출장기간 — '11월 4일부터 5일까지' · '이번주 금요일 1일' · '다음주 화요일 1박 2일' 같은 말을 날짜로 바꿉니다.
- 출장유형 — 지시에 '해외'가 있으면 해외출장, 없으면 국내출장.
- 계정 · 적요 — '사유: 고객 서비스'라고 하면 계정도 그 말로 검색해 고릅니다.
배운 절차마다 언제 쓰는지 · 단계 · 지시 값 규칙 · 마지막 단추 · 완료 메시지가 함께 저장됩니다. 최근 실행은 점으로 표시되어 어느 회차에서 실패했는지 바로 보입니다.
다음부터는 "국내 출장 일비 전표 생성. 오늘 1일." 한 줄이면 AI가 품의번호를 정하고, 출장유형과 기간을 넣고, 일비청구를 켜고, 미리보기를 거쳐 전표를 만듭니다. AI가 매번 화면을 새로 해석하지 않고 정해 둔 절차를 그대로 재생하므로 몇 초 만에 끝나고 결과가 흔들리지 않습니다.
10회 반복 검증 — 만들고 · 취소하고 · 지운다
한 번 성공했다고 믿을 수는 없습니다. 그래서 실제 전표를 만들고 바로 되돌리는 과정을 한 회차로 묶어 10번씩 반복했습니다. 반복이 끝나면 전표는 하나도 남지 않고 성공률만 남습니다.
| 시험 | 한 회차 | 결과 |
|---|---|---|
| 법인카드 | 미정산 전표 생성 → 전표현황에서 결재상신취소 → 전표취소 | 10회 모두 성공 |
| 매입세금계산서 | 미정산 전표 생성(사유: 고객 서비스) → 결재상신취소 → 전표취소 | 10회 모두 성공(20 / 20) |
| 출장 일비 | 일비 전표 생성 → 전표현황에서 전표취소 → 출장정산서 삭제 | 10회 중 9회 성공(27 / 30) |
지시 한 줄로 세 앱을 오가는 30개의 할 일이 만들어집니다. [10번 실행]을 눌러야 시작하고, 누르면 이 10회의 전표작성 · 취소 · 삭제를 승인한 것으로 봅니다. 앞 단계가 실패한 회차는 뒤 단계를 건너뜁니다.
세 앱을 오가는 동안 AI는 앞 단계에서 만든 정산서 번호를 기억해 다음 단계로 넘깁니다. 출장정산서를 만들면 '출장정산번호 BT…'를 읽어 두었다가, 전표를 취소한 뒤 바로 그 정산서만 지웁니다.
출장 일비 7회차는 정산서를 지운 뒤 앱을 새로 여는 사이에 화면이 늦게 떠서 첫 단계를 찾지 못하고 멈췄습니다. 이때 AI는 아무것도 누르지 않았고, 그 회차의 취소 · 삭제도 건너뛰었습니다. 실패도 이렇게 '안전하게 멈춘 기록'으로 남습니다.
안전장치 — 되돌릴 수 없는 일은 엄격하게
전표취소 · 정산서 삭제는 되돌리기 어렵습니다. 반복 학습에서도 다른 전표를 건드리면 안 되므로 다음 원칙을 지킵니다.
- 엄격 모드 — 취소 · 삭제 절차는 정해 둔 단계가 하나라도 맞지 않으면 그 자리에서 멈춥니다. AI가 화면을 보고 '대신' 이어 가지 않습니다.
- 대상은 정확히 1건 — 전표번호 · 정산서 번호로 고르고, 번호가 없으면 전표유형 · 적요 · 금액이 모두 맞는 행이 딱 1건일 때만 진행합니다. 둘 이상이면 멈춥니다.
- 누르기 전 다시 확인 — 단추를 누르기 직전에 선택된 행이 1건이고 그 번호인지 한 번 더 봅니다. 앞 탭에서 남은 선택은 먼저 지웁니다.
- 완료 메시지로 판정 — 정해 둔 완료 메시지가 나오면 바로 끝냅니다. 끝난 뒤에 AI가 같은 일을 한 번 더 하지 않습니다.
- 기존 전표 보호 — 반복 학습 중에는 시작 전에 있던 전표 목록을 기준으로 두고, 하나라도 사라지면 즉시 멈추도록 감시했습니다. 세 번의 10회 반복 동안 기존 전표는 한 건도 바뀌지 않았습니다.
- 결재상신은 사람 승인 — 평소에는 결재상신 단추 앞에서 멈추고 사용자 확인을 받습니다. 반복 학습 카드에서 [N번 실행]을 누를 때만 그 N번을 미리 승인한 것으로 봅니다.
학습하며 고친 것
반복 학습은 성공률을 쌓는 일이면서, 절차의 약한 곳을 찾는 일이기도 합니다. 이번 학습에서 드러나 고친 것은 이렇습니다.
| 드러난 문제 | 고친 방법 |
|---|---|
| "일비 전표 생성. 오늘 1일."처럼 두 문장으로 지시하면 날짜 문장이 버려졌다 | 절차에 맞는 문장과 뒤따르는 보충 문장(기간 · 사유)을 함께 읽는다 |
| 절차가 끝난 뒤 AI가 이어서 같은 일을 한 번 더 해 정산서가 2건 생겼다 | 배운 절차마다 완료 메시지를 정해, 그 메시지를 보면 바로 끝낸다 |
| 매입세금계산서 전표는 만들 때 이미 결재상신까지 되어 있어 목록에서 찾지 못했다 | 조회 기간을 연초부터로 넓히고, 목록을 끝까지 펼쳐 찾는다 |
| 정산서를 불러오는 동안 '정산서삭제' 단추가 늦게 나타났다 | 누를 단추가 없으면 최대 10초 기다린 뒤 누른다 |
| 같은 앱에서 삭제 뒤 다음 회차 등록을 하면 첫 화면이 아니었다 | 같은 앱에서 다른 일을 이어서 할 때는 앱을 새로 연다 |
| 지운 정산서의 품의번호를 다시 쓰지 못해 하루 순번(1~9)이 모자랐다 | 정산서를 지우면 그 품의번호를 다시 쓸 수 있게 돌려놓는다 |
사람이 남는 곳
AI가 전표를 만들고 정리하는 동안 사람은 판단에 집중합니다.
- 승인 · 반려 — 출장비정산서 승인은 정산 내용이 회사 규정에 맞는지 사람이 판단합니다. AI는 승인 대기 목록과 정산서 내용을 요약해 판단을 돕습니다.
- 처음 하는 일 — 배운 절차가 없는 일은 AI가 화면을 보며 돕되, 저장 · 전기 같은 단추는 사람이 확인한 뒤에 누릅니다.
- 멈춘 회차 — 엄격 모드로 멈춘 일은 이유와 함께 남습니다. 사람이 원인을 보고 절차를 고치면 다음 실행부터 반영됩니다.
학습 → 검증 → 신뢰의 고리가 돌수록 'AI 가 처리' 칸이 넓어집니다. 경비처리 솔루션은 지금 6개 앱 중 5개가 그 칸에 있습니다.
자주 묻는 질문
반복 학습을 하면 실제 전표가 남나요?
반복 학습은 회차마다 만든 전표를 같은 회차 안에서 취소 · 삭제하도록 묶어 두었습니다. 끝나면 전표는 남지 않고 성공률만 학습 자료에 쌓입니다.
AI가 다른 사람의 전표를 취소하지는 않나요?
취소 · 삭제 절차는 엄격 모드로 돕니다. 방금 만든 전표 · 정산서 번호로만 고르고, 대상이 정확히 1건으로 정해지지 않으면 아무것도 누르지 않고 멈춥니다.
성공률 90%는 어떻게 계산하나요?
배운 절차의 최근 10회 실행 가운데 앱이 완료 메시지를 보여 준 횟수입니다. 마지막 실행이 실패하면 AI 표시가 회색으로 바뀝니다.
새 경비 유형(예: 해외 출장 숙박비)도 맡길 수 있나요?
담당자가 엑셀 절차서로 한 번 시연하면 새 배운 절차가 만들어집니다. 반복 학습으로 성공이 쌓이면 그 일도 AI가 처리합니다.
화면을 닫아도 반복 학습이 계속되나요?
반복 학습 카드에서 서버 실행을 고르면 화면을 닫아도 서버에서 계속하고, 진행과 결과는 다시 열었을 때 그대로 보입니다.