채권 · 채무 잔액확인 — 조회서 선정 · 발송 · 회신 차이 조정 · 대체절차부터 감사 조서와 수정 분개 제안까지 한 화면에서
결산 때마다 거래처에 잔액확인서를 보내고, 회신을 받아 차이를 설명하고, 감사인에게 회신율과 커버리지를 보여 줘야 합니다. 이 앱은 엑셀과 메일로 흩어진 그 과정을 처리 단계별로 한 화면에서 관리하고, 감사 조서와 수정 분개 제안까지 바로 만듭니다.
소개 영상3분 42초 · 블로그 목차 순서대로 · 자막 포함
주요 재생 지점
도입 포인트 — 이 앱을 사용해야 하는 이유
외부감사를 받는 회사는 결산 기준일마다 주요 거래처에 채권 · 채무 잔액확인서(조회서)를 보내고, 회신을 받아 장부와의 차이를 설명해야 합니다. 대부분 엑셀과 메일로 진행해 누가 회신했는지, 차이를 어디까지 설명했는지, 커버리지가 얼마인지 마감 직전까지 알기 어렵습니다.
이 앱은 대상 선정 → 서식 · 발송 → 회신 등록 → 차이 조정 → 대체절차 → 감사 조서를 처리 단계별로 한 화면에서 관리하고, 거래처마다 상태를 자동으로 판정합니다.
핵심 포인트 여섯 가지
| 핵심 포인트 | 고객이 얻는 것 | 지금 방식이라면 |
|---|---|---|
| ① 선정 규칙 · 커버리지 미리보기 | 기준금액 · 관계사 포함 규칙으로 조회 대상을 고르고, 채권 · 채무별 선정 건수와 금액 커버리지를 적용 전에 미리 봅니다. 감사인이 고른 표본은 수동 선정으로 유지됩니다. | 거래처 잔액을 엑셀로 내려받아 정렬하고 커버리지를 손으로 계산합니다. |
| ② 조회서 서식 · 발송 기록 | 기준일 잔액 · 미결 내역 · 회신란이 들어간 확인서를 여러 거래처 한 번에 미리 보고 인쇄 · 발송하며, 발송 일시와 차수를 남깁니다. | 워드 서식에 거래처별 금액을 붙여 넣고, 누구에게 언제 보냈는지 따로 적습니다. |
| ③ 회신 차이 즉시 계산 | 회신 금액만 넣으면 차이(회신 − 장부)와 미해명 차이가 바로 계산되고, 장부와 같으면 버튼 하나로 일치 처리합니다. | 회신서를 모아 엑셀에 옮기고 차이를 수식으로 계산합니다. |
| ④ 원인별 차이 조정 | 기간 귀속 · 입금 · 지급 시차 · 미착 · 단가 · 수량 차이 등 원인과 근거로 차이를 나눠 설명하고, 같은 부호 · 범위 안에서만 받아 숫자가 어긋나지 않습니다. | 차이 설명을 메일과 메모로 주고받아, 어디까지 설명했는지 알기 어렵습니다. |
| ⑤ 미회신 대체절차 | 회신이 없는 거래처는 기준일 이후 입금 · 지급 전표로 잔액을 확인해 대체 확인 · 대체 진행으로 남깁니다. | 미회신 거래처를 따로 추려 후속 입금 내역을 다시 찾아 붙입니다. |
| ⑥ 감사 조서 · 수정 분개 제안 | 모집단 · 선정 · 커버리지 · 회신율 · 확인율 · 미해명 차이를 채권 · 채무별 한 표로 만들고, 장부를 고쳐야 하는 차이는 차변 · 대변 분개로 제안합니다. | 마감 직전에 집계표와 조정 내역을 다시 만들어 감사인에게 보냅니다. |
사례로 보는 효과
| 처리 단계 | 샘플 결과 |
|---|---|
| 선정 | 기준금액 5,000만 원 이상 + 관계사 → 30곳, 금액 커버리지 97.1% |
| 발송 · 회신 | 25곳 발송(재발송 2곳), 18곳 회신 — 회신율(금액) 77.4% |
| 확인 | 일치 10 · 조정 후 일치 5 · 대체 확인 2 |
| 차이 | 미해명 차이 3곳 2,830만 원 — 원인 조정 대상 |
| 장부 수정 | 단가 차이 250만 원 → 수정 분개 제안 |
도입하면 달라지는 것
- 조회서 진행 상황(발송 · 회신 · 차이 · 대체)을 거래처별 상태로 바로 확인
- 회신 차이 계산과 원인 설명을 한 곳에 기록해 감사 대응 시간 단축
- 커버리지 · 회신율 · 확인율을 마감 전 언제든 확인
- 장부를 고쳐야 하는 차이를 수정 분개 제안으로 놓치지 않음
이런 회사에 맞습니다
외부감사 대상으로 매 분기 · 기말 잔액확인을 하는 회사, 거래처가 많아 조회서 회신 관리에 손이 많이 가는 재무팀, 관계사 거래가 많아 잔액 대사가 중요한 그룹사에 맞습니다.
실행 화면
실제 화면 13종 둘러보기
아래는 앱을 실제 브라우저로 열어 순서대로 눌러 가며 캡처한 화면입니다. 이미지를 클릭하면 원본 크기로 확대됩니다. 거래처 · 금액은 모두 시연용 가상 데이터입니다.
조회 · 선정
조회서 · 발송
회신 · 차이 조정
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감사 조서
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사용 방법
- 조회 기준 · 대상 선정에서 기준금액 · 관계사 포함 · 회신 기한 · 감사인을 정하고, 미리보기로 커버리지를 확인한 뒤 [규칙 적용]합니다.
- 표에서 거래처를 골라 [대상 선정] · [대상 제외]로 직접 조정합니다. 수동 선정 · 제외는 규칙을 다시 돌려도 유지됩니다.
- [조회서 미리보기]로 서식을 확인해 인쇄하거나, [조회서 발송]에서 발송 대기 · 재발송 대상을 골라 보냅니다.
- 거래처 이름을 눌러 상세를 열고 회신 등록에 회신일 · 회신 금액을 넣어 저장합니다.
- 차이가 있으면 차이 조정에서 원인 · 금액 · 근거를 넣어 미해명 차이를 0 으로 만듭니다.
- 회신이 없으면 대체절차에 확인 금액 · 증빙 · 확인일을 기록합니다.
- 감사 조서에서 요약 · 차이 조정 내역 · 수정 분개 제안 · 미해결을 확인하고 인쇄 · CSV 로 감사인에게 넘깁니다.
상태 판정 규칙
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저장 규칙
| 대상 | 규칙 |
|---|---|
| 발송 | 조회 대상 · 올바른 메일 주소 · 회신 전 — 발송 일시와 차수 기록 |
| 회신 | 발송한 거래처만, 회신일은 발송일 이후, 회신 금액 0 이상 |
| 회신 취소 | 그 거래처의 차이 조정 항목도 함께 삭제 |
| 차이 조정 | 회신이 있는 거래처만, 미해명 차이와 같은 부호 · 그 범위 안에서 |
| 대체절차 | 발송했고 회신이 없는 거래처만, 확인 금액은 장부 잔액 이하, 증빙 필수 |
| 대상 제외 | 이미 발송한 거래처는 뺄 수 없음 |
SAP 표준 기능 확장 포인트
SAP 표준에는 거래처 잔액 확인 기능(채권 · 채무 잔액확인서 출력)과 거래처 미결 항목 조회, 입금 · 지급 처리가 있습니다. 이 앱은 표준의 잔액과 미결 항목을 그대로 쓰면서, 표준에 없는 회신 등록 · 차이 원인 조정 · 대체절차 · 감사 조서를 이어 붙였습니다.
SAP 표준 기능 매핑
| SAP 표준 | 이 앱과의 관계 |
|---|---|
| F.17 / F.18 잔액 확인(고객 · 공급업체) | 조회 대상 선정 · 확인서 서식 · 발송 |
| FBL5N · FBL1N 거래처 미결 항목 | 잔액 구성(미결 내역) · 장부 잔액 |
| F-28 입금 · F-53 지급 | 대체절차의 후속 입금 · 지급 증빙 |
| FB50 / 일반 전표 전기 | 수정 분개 제안 전기 |
| SAP 메일 발송(BCS) | 조회서 메일 발송 연결 지점 |
CDS 구성
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자주 묻는 질문
자주 묻는 질문
실제로 메일이 나가나요?
데모는 발송 일시와 차수만 기록합니다. 운영에서는 SAP 메일 발송(BCS) 또는 회사 메일 서버와 연결해 확인서 PDF 를 첨부해 보냅니다.
감사인이 고른 표본도 넣을 수 있나요?
표에서 거래처를 골라 [대상 선정]하면 수동 선정으로 표시되고, 선정 규칙을 다시 적용해도 유지됩니다.
회신 금액을 잘못 넣었으면?
상세의 회신 등록 탭에서 다시 저장하거나 [회신 취소]를 누릅니다. 회신을 취소하면 그 거래처의 차이 조정도 함께 지워집니다.
차이 조정 금액이 남은 차이보다 크면?
저장되지 않습니다. 조정 금액은 미해명 차이와 같은 부호, 그 범위 안에서만 받습니다.
회신이 끝내 오지 않으면?
대체절차에 기준일 이후 입금 · 지급 전표나 송장 · 인수증으로 확인 금액을 남깁니다. 장부 잔액만큼 확인하면 대체 확인이 됩니다.
수정 분개는 자동 전기되나요?
제안만 보여 줍니다. 검토 후 전표 작성 앱에서 기준일자로 전기합니다.