경비처리 시스템 구축 사례
임직원 모두에게 SAP 계정을 주지 않고도 경비 전표를 SAP 로 처리합니다. 익숙한 화면과 결재 흐름은 그대로 두고, 접속 방식과 결재 · 증빙 · 모바일을 바꿨습니다.
소개 영상블로그 목차 순서대로 · 자막 포함
주요 재생 지점
구축 개요
경비처리는 임직원 대부분이 쓰는 시스템입니다. 그런데 SAP 에서 직접 전표를 만들게 하면 사용자 수만큼 SAP 계정 비용이 늘어납니다. 이 글은 제조 기업의 경비처리 시스템을 단독 서버의 UI5 앱 + SAP Digital Access 방식으로 전환하면서, 기존 화면과 결재 흐름은 살리고 결재 · 증빙 · 모바일 · 로그인을 개선한 사례입니다.
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 업종 | 제조업 (국내 법인 1곳, 한국어) |
| 플랫폼 | SAP ERP 전표 · 결재 + 단독 서버의 SAP UI5 앱(PC · 모바일) · SAP Digital Access |
| 범위 | UI5 앱 5본(법인카드 · 매입세금계산서 · 기타증빙 · 출장정산 · 전표현황), SAP 결재 프로그램 1본, 사용자 관리 |
| 추진 배경 | SAP 사용자 계정 수에 따른 라이선스 비용 증가, 경비처리 기능 개선 요구 |
| 추진 목표 | Digital Access 방식으로 성공적 전환, 기존 사용자 경험을 유지한 새 경비처리 시스템 |
고객사 준비사항
SAP 와 연결된 경비처리 시스템을 새로 만들거나 바꾸려는 회사라면, 먼저 “임직원 모두가 SAP 계정을 가져야 하나”부터 따져야 합니다. 이 사례는 임직원 약 300명이 쓰는 경비처리를 단독 서버의 UI5 앱으로 옮기고 SAP 와는 Digital Access 방식으로 연결해, 기존 화면과 결재 흐름은 그대로 두면서 계정 비용 문제를 풀었습니다. 아래는 같은 전환을 준비하는 회사가 미리 정하고 준비할 것입니다.
영역별로 준비할 자료와 결정
| 영역 | 고객사가 준비할 것 |
|---|---|
| ① 접속 방식 · 라이선스 | 전체 사용자 수와 SAP 계정 보유 현황, Digital Access 라이선스 검토 |
| ② 전표 생성자 추적 | 전체 사용자 목록(사번 · 부서 · 이메일 · 웹 전표만 쓰는지 여부) |
| ③ 결재선 | 현행 결재선과 전결 금액 사용 여부, 공용 법인카드 처리자 |
| ④ 증빙 첨부 | 전표 유형별 필수 증빙 기준 |
| ⑤ 모바일 | 현장에서 모바일로 처리할 업무와 주요 단말(안드로이드 · iOS) |
| ⑥ 로그인 · 운영 | 시스템 도메인, 방화벽 · 서버 담당자, 그룹웨어 링크 위치 |
단계별 준비 체크리스트
| 단계 | 준비할 것 |
|---|---|
| 착수 전 |
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| 설계 |
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| 테스트 · 오픈 |
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| 오픈 후 |
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구축사 설계방향
고객사가 준비한 자료를 바탕으로 구축사는 아래 방향으로 설계했습니다. 표준을 먼저 쓰고, 꼭 필요한 곳만 확장하며, 사용자가 자기 화면 안에서 업무를 끝내도록 하는 것이 공통 원칙입니다.
| 설계 항목 | 설계 방향 | 이렇게 설계한 이유 |
|---|---|---|
| ① 접속 방식 · 라이선스 | 임직원은 단독 서버의 UI5 앱으로 접속하고 SAP 와는 Digital Access 로 연결 | SAP 사용자 계정이 사용자 수만큼 늘지 않아 라이선스 비용을 억제합니다. |
| ② 전표 생성자 추적 | SAP 사용자 ID 대신 임직원 사번 기준으로 조회 · 전기, 전표 참조 필드에 사번 기록 | 사번 기준으로 바꿔도 전표를 누가 만들었는지 끝까지 추적됩니다. |
| ③ 결재선 | 법인카드 결재선과 매입 · 기타 · 출장 결재선을 하나로 통합 | 결재선이 하나여야 결재 상태 오류와 관리 부담이 줄어듭니다. |
| ④ 증빙 첨부 | 매입세금계산서 증빙 첨부와 첨부파일명 변경 기능 추가 | 증빙이 전표와 함께 있어야 재무 검토와 감사가 빨라집니다. |
| ⑤ 모바일 | 13개 화면 배치를 모바일에 맞게 재구성 | 현장 직원은 모바일로 처리하므로 모바일에서 깨지지 않아야 합니다. |
| ⑥ 로그인 · 운영 | 그룹웨어 SSO 연계, 외부망 접속(443 포트), SSL, 백업, 운영 · 개발 서버 분리 | 그룹웨어 한 번 로그인으로 들어오면 별도 계정 관리가 사라집니다. |
설계할 때 함께 짚은 점
- 사용자 ID 를 바꾸면 영향이 넓습니다 — 이 사례에서도 사용자 ID 를 쓰던 곳 60여 곳을 바꿨습니다. 범위를 먼저 세어 두세요.
- 오픈 전환 시점을 마감과 맞추세요 — 월 경비 마감을 기존 시스템에서 끝낸 뒤 새 시스템을 쓰게 하면 혼선이 적습니다.
- 오픈 직후 사용률을 지켜보세요 — 오픈 초기에는 일부 부서만 쓰는 경우가 많습니다. 직책 · 부서별 사용률로 안내 대상을 찾으세요.
업무 프로세스 구성
경비처리는 전표 처리(법인카드 · 매입세금계산서 · 기타증빙 · 출장정산)와 결재 처리(전표현황 · 출장정산 승인 · SAP 결재 관리)로 나뉩니다. 기본 기능은 그대로 두고 증빙 첨부 · 전표현황 · 전표 승인 관리를 더했습니다.
| 업무 | 하는 일 | 이번 구축에서 바꾼 것 |
|---|---|---|
| 법인카드 | 카드 사용 내역으로 비용 전표를 만들고 부서장 · 재무 결재 | 결재선 통합, 진행상태명 통일(미정산 → 전표작성완료 → 전표승인중 → 부서승인완료 → 최종승인완료), 모바일 화면 |
| 매입세금계산서 | 세금계산서로 비용 · 자산 전표 생성 | 증빙 첨부 기능 신설, 증빙이 있으면 전표 취소 차단, 상태명 통일 |
| 기타증빙 | 영수증 등 기타 증빙으로 전표 생성 | 공급업체 번호 검색, 증빙 건수 표시, 고정자산 행 삭제, 모바일 화면 |
| 출장정산서 · 승인 | 출장비 정산서 작성 · 상신과 승인 · 반려 | 상세 상태가 다를 때 가장 느린 상태로 표시, 변경 내역 자동 저장 후 상신, 안분 내역 표시, 모바일 화면 |
| 전표현황 관리 | 내 전표의 결재 진행 · 개인 경비 현황 조회와 증빙 관리 | 진행상태명 통일, 같은 조건에서 건수가 달라지던 문제 해결, 증빙 첨부 |
| 사용자 · 결재 관리 | 사용자 로그인 · 비밀번호 초기화, SAP 쪽 결재 관리 | 사번 기준 사용자, 대량 업로드, 권한 그룹(사용자 · 재무팀)을 SAP 에서 관리 |
전표가 만들어지는 흐름
임직원이 그룹웨어에서 경비 앱을 열면 SSO 로 바로 로그인됩니다 → 법인카드 · 세금계산서 · 기타증빙 · 출장정산 화면에서 전표를 작성하고 증빙을 첨부합니다 → 결재를 상신하면 부서장 승인, 재무 검토, 재무 승인 순서로 진행됩니다 → 승인된 전표는 SAP 회계전표로 전기되고, 전표에는 작성자의 사번이 함께 남아 누가 만든 전표인지 끝까지 추적됩니다.
개선 요구사항
현행 업무 인터뷰로 찾은 문제점과 개선 기회를 요구사항 8건으로 정리했습니다. 요구사항마다 시스템 분석, 기술 구성 방안, 고객사 준비사항, 영향받는 프로그램 수를 함께 관리했습니다. 예를 들어 사용자 ID 를 사번으로 바꾸는 일은 60여 곳, 모바일 화면 개선은 13개 화면에 영향을 줬습니다.
| 요구사항 | 개선 전 | 개선 후 |
|---|---|---|
| ① 사용자 · 전표 생성자 추적 | SAP 사용자 아이디 기반 | 임직원 사번 기반(전표 참조 필드에 사번 기록) |
| ② 결재 프로세스 | SAP 사용자 아이디 기반 | 임직원 사번 기반 |
| ③ 결재 마스터 | 법인카드 결재선과 매입 · 기타 · 출장 결재선이 따로 | 하나의 결재선으로 통합 |
| ④ 증빙 첨부 | 세금계산서 증빙 첨부 · 파일명 변경 기능 없음 | 증빙 첨부와 파일명 변경 구현 |
| ⑤ 출장정산서 | 진행상태 표시가 부정확 | 가장 느린 상태로 진행상태 표시 |
| ⑥ 모바일 | 레이아웃 깨짐, 일부 항목 · 버튼 미표시 | 13개 화면 배치 조정, 항목 · 버튼 모두 표시 |
| ⑦ 로그인 | SAP 사용자 인증으로 접속 | 그룹웨어 SSO 로 접속 |
| ⑧ UI 문구 | 화면마다 진행상태 · 문구가 다름 | 진행상태 · 문구 통일 |
공수가 큰 요구는 일찍 결정
매입세금계산서 · 기타증빙의 결재 상신 기능은 분석해 보니 화면이 전표 데이터를 미리 들고 있어야 하는 구조라 설계 변경 공수가 컸습니다. 고객사와 협의해 이번 범위에서 제외했습니다. 그룹웨어에서 로그아웃해도 경비 앱 로그인은 유지하는 쪽으로 SSO 정책도 일찍 정했습니다.
일정과 테스트
3.5개월 일정은 준비 · 분석 · 구현 · 최종 준비 · 사용자 테스트의 다섯 단계로 나눴습니다.
| 단계 | 기간 | 주요 활동 |
|---|---|---|
| 준비 | 4주 | 프로젝트 조직 · 일정, 개발 · 운영 단독 서버 설치 |
| 분석 | 2주 | 현행 업무 인터뷰, 문제점 · 개선 기회 보고, 요구사항 8건 확정 |
| 구현 | 6주 | UI5 소스 이전, SSO 구성, UI5 요구사항 개발, SAP 전표 결재 수정, 시나리오 테스트 3차 |
| 최종 준비 | 1주 | 네트워크 · SSL · 백업 · 운영 계정 · 이관 · 사용자 업로드 · 권한, 운영 전환 |
| 사용자 테스트 · 안정화 | 4주 | 헬프데스크 운영, 장애 · 서비스 요청 대응, 사용률 모니터링 |
시나리오 테스트 3차
| 구분 | 테스트 항목 | 결함 조치 | 개선 요구 |
|---|---|---|---|
| 1차 (UI5 · 모바일 · SAP) | 56 | 5 | 11 |
| 2차 (UI5 · 모바일 · SAP) | 19 | — | 6 |
| 3차 (UI5 · 모바일 · SAP) | 19 | — | 4 |
| 합계 | 94 | 5 | 21 |
테스트는 일반 사용자 · 부서장 · 재무팀원 · 재무팀장 네 유형으로 결재 상태를 끝까지 확인했고, 안드로이드 · iOS 단말에서 모바일 화면을 따로 점검했습니다. 도출된 결함과 개선 요구는 모두 처리했습니다.
오픈 준비와 전환
외부망 접속(443 포트) · SSL 인증서 · 매일 백업 · 개발 / 운영 서버 분리 · SAP 운영 인터페이스 계정 · 프로그램 이관 · 사용자 일괄 업로드 · 권한 설정 · 그룹웨어 링크까지 준비 항목 14개를 표로 관리했습니다. 전월 경비 마감은 기존 시스템에서 끝내고 새 시스템으로 전환했으며, 오픈 후에는 일별 전표 건수와 직책 · 부서별 사용률을 모니터링해 안내가 필요한 부서를 찾았습니다.
구축 포인트
| 포인트 | 이렇게 했습니다 | 얻은 것 |
|---|---|---|
| ① Digital Access 전환 | 임직원은 단독 서버 UI5 앱으로, SAP 와는 Digital Access 로 연결 | 사용자 수만큼 SAP 계정을 늘리지 않습니다. |
| ② 사번 기준 추적 | 조회 · 전기 · 결재를 사번 기준으로 바꾸고 전표에 사번 기록 | SAP 계정 없이도 전표 작성자를 끝까지 추적합니다. |
| ③ 결재선 통합 | 법인카드와 나머지 증빙의 결재선을 하나로 | 결재 상태 오류가 사라지고 결재선 관리가 한 곳으로 모입니다. |
| ④ 증빙 · 상태 정리 | 세금계산서 증빙 첨부, 진행상태명 · 문구 통일 | 사용자와 재무팀이 같은 말로 같은 상태를 봅니다. |
| ⑤ 모바일 · SSO | 13개 화면 모바일 재배치, 그룹웨어 SSO | 현장에서도 한 번 로그인으로 경비를 처리합니다. |
| ⑥ 테스트 · 오픈 관리 | 사용자 유형 4가지 × 3차 시나리오 테스트, 오픈 준비 14항목, 사용률 모니터링 | 결함 · 개선 요구를 모두 처리한 상태로 오픈합니다. |
이런 회사에 참고가 됩니다
- SAP 사용자 계정 비용이 부담인 회사 — 경비처리를 Digital Access 방식으로 옮긴 구성을 볼 수 있습니다.
- 법인카드 · 출장비 처리를 모바일로 하고 싶은 회사 — 모바일 화면과 SSO 를 붙인 방법을 참고할 수 있습니다.
- 결재선이 여러 갈래로 흩어진 회사 — 결재선 통합과 상태명 통일의 효과를 볼 수 있습니다.
자주 묻는 질문
자주 묻는 질문
임직원 모두에게 SAP 계정이 필요한가요?
이 사례에서는 아닙니다. 임직원은 단독 서버의 UI5 앱으로 접속하고, 앱이 SAP 와 Digital Access 방식으로 연결돼 전표를 만듭니다. 라이선스 조건은 계약에 따라 다르니 사전에 확인하세요.
SAP 계정이 없으면 전표 작성자를 어떻게 아나요?
조회 · 전기 · 결재를 사번 기준으로 바꾸고 회계전표의 참조 필드에 작성자 사번을 기록해, 누가 만든 전표인지 추적합니다.
기존 화면을 다시 배워야 하나요?
기본 화면과 결재 흐름은 그대로 두었습니다. 바뀐 것은 로그인(SSO), 증빙 첨부, 상태명 · 문구, 모바일 배치 정도라 교육 부담이 적습니다.
모바일에서도 쓸 수 있나요?
법인카드 · 매입세금계산서 · 기타증빙 · 출장정산 · 전표현황의 13개 화면을 모바일에 맞게 다시 배치하고 안드로이드 · iOS 에서 시험했습니다.
구축 기간은 얼마나 걸렸나요?
준비 4주 · 분석 2주 · 구현 6주 · 최종 준비 1주에 사용자 테스트 4주를 더해 약 3.5개월이었습니다.
오픈 후에는 어떻게 지원했나요?
1차는 고객사, 2차는 구축사가 맡는 헬프데스크를 운영하고, 일별 전표 건수와 직책 · 부서별 사용률을 보며 안내가 필요한 곳을 찾았습니다.